In contextul multitudinii de modificari legislative din ultima perioada, constatam faptul ca forma articolului 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, a suferit doua modificari in doar noua luni in scopul scurtarii termenului de arhivare pentru unele documente. Astfel, prevederile referitoare la termenul de pastrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin Legea nr. 195/2022 si prin Legea nr. 36/2023.
Legea nr. 195/2022 a completat art.25 (1) cu indice 1, care prevedea faptul ca incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenta nominala a persoanelor asigurate, se pastreaza timp de 5 ani. Articolul 25 (1) mentinea insa pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusa de art.25 (11) fiind o exceptie.
In luna iulie 2022, in raspuns la o adresa UNPIR prin care aceasta solicita clarificari asupra termenului de pastrare a dosarelor de personal/statelor de salarii, Arhivele Nationale au invederat faptul ca dosarele de personal create si detinute de entitati publice sau private nu se inscriu in categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996, pentru care se aplica un termen de arhivare de 75 ani, situatia lor fiind reglementata de dispozitiile Hotararii de Guvern nr. 905/2017 privind Registrul general de evidenta a salariatilor. Pe forma aplicabila la acea data a articolului 25, institutia a concluzionat ca termenul de pastrare a statelor de salarii, este de 5 ani doar la statele de salarii intocmite dupa anul 2011 si pentru care angajatorul a depus o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, fiind o exceptie de la termenul general de arhivare de 50 de ani.
Prin Legea nr. 36/2023 se modifica integral art. 25 iar in noua forma se prevede ca registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva societatilor timp de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
In acest context, consider ca angajatorii al caror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui sa actioneze prudent in ceea ce priveste calculul termenului de 5 ani prevazut de articolul 25 din legea nr.82/1991, rezultand ca doar dupa 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligatia sa pastreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi.
In practica se pot ridica insa discutii cu privire la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal intrucat acestea din urma includ actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante prin raportare la sfera lor mai larga cat si la obligatiile angajatorului ce decurg din detinerea acestora. Astfel sunt de opinie ca termenul de arhivare in acest caz este tot de cinci ani, insa va curge dupa incetarea raporturilor de munca cu angajatul, intrucat angajatorul trebuie sa poata proba raporturile de munca cu documente din dosarul personal al salariatului in cazul in care de exemplu se solicita constatarea nulitatii contractului individual ori a unor clauze ale acestuia pe toată durata existentei contractului de munca incheiat cu angajatul. Tot cu titul de exemplu, societatea trebuie sa poata proba calificarea detinuta de angajat raportat la postul ocupat (e.g. sofer, stivuitorist sau activitati de creare a programelor pentru calculator – IT-isti pentru scutirea de la plata impozitului, etc), calificare ce ar trebui probata pe toata perioada in care documentul este valabil (atestat/permis/autorizatie) sau pe perioda in care este aplicabila scutirea/beneficiul fiscal.